Was ist Change Management und wie funktioniert es?

Kaum etwas hat uns in der jüngeren Vergangenheit mehr Anpassungsfähigkeit abgerungen als die Corona-Pandemie. Viele Unternehmen mussten binnen kürzester Zeit notwendige Veränderungen managen, um am Markt weiterhin bestehen zu können. Die Digitalisierung ist jetzt gefragter denn je, ebenso flexiblere Arbeitsweisen. Doch wie lassen sich Veränderungsprozesse in einem Unternehmen erfolgreich durchführen? Wie die Veränderungskompetenz der einzelnen Mitarbeiter aktivieren? Mit den Methoden und Tools des Change Managements können Führungskräfte Unternehmen strategisch durch den Wandel leiten.

Darum geht es:

Was ist Change Management und welchen Nutzen hat es für Unternehmen?

Noch schneller noch effizienter arbeiten: Ändern sich die Umwelt und Arbeitsbedingungen für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter*innen, ist agiles Change Management gefragt, mit dem dieser Wandel erfolgreich für alle Beteiligten umgesetzt und gelebt werden kann. Im Fokus stehen dabei nicht nur das betriebliche Management und unternehmerisches Wirtschaften, sondern auch die einzelnen Prozesse, die Wandel überhaupt erst durchlaufen muss.

Veränderungsmanagement kann dem wachsenden Veränderungsdruck standhalten und Unternehmen einen Vorsprung durch Change-Kompetenz sichern. Dabei ist im Mittelpunkt immer der Mensch. Denn “culture eats strategy for breakfast.”

Definition: Change Management

Change Management (auch: Veränderungsmanagement) bezeichnet das methodische Management von Veränderungsprozessen einschließlich sämtlicher Aspekte der Umsetzung von einem Ausgangspunkt bis zum Ziel. Change Management wird “von oben oder dem Führungskreis oder dem Transformations Team in der Organisation gesteuert. Ein Change Management Projekt ist zeitlich begrenzt und greift strategisch in Anpassungsprozesse ein. Change Management in der Transformation ist ein stetiger Entwicklungsprozess. In der Transformation ist die DNA der Unternehmenskultur der entscheidende Erfolgsschlüssel für nachhaltige Transfersicherung. Somit verlaufen in der Transformation meistens viele Change Projekte gleichzeitig.

Sollen die einzelnen Change-Prozesse erfolgreich durchlaufen werden, bedarf es einer systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle unter Anwendung verschiedener Methoden, Konzepte und Tools.

Welche Methoden gibt es im Change Management?

Um Veränderungen im Unternehmen zu etablieren, ist es wichtig die emotionale Achterbahn zu berücksichtigen, die Mitarbeiter unter Veränderungsdruck erleben. Zur aktiven Unterstützung und Führung können sich Change Manager auf bewährte Modelle stützen.

8-Stufen-Modell von John P. Kotter ("Integriertes Change Modell")

Das 8-Stufen-Modell von Kotter zählt zu den etabliertesten Herangehensweisen, wenn es um die Bewältigung von Veränderungsprozessen geht. Kotter entwickelte es 1996 mit Hinblick auf die durch VUCA geprägten Marktbedingungen.

ADKAR-Modell

Das ADKAR® Modell vom Prosci-Gründer Jeff Hiatt kann als Strategie für Veränderungen auf individueller und organisatorischer Ebene genutzt werden. Es umfasst die fünf Stufen, die jeder einzelne für den erfolgreichen Wandel überwinden muss.

Lean-Change-Modell

Change Management nach dem Lean-Change-Prinzip erfolgt auf der Basis sich wiederholender Handlungen, die schrittweise erfolgen und aufeinander aufbauend.

Basisprozesse im Change nach Glasl

Laut den Basisprozessen der Organisationsentwicklung nach Friedrich Glasl (2008) müssen sich sieben Einzelprozesse zu einem Gesamtprozess verknüpfen, um einen erfolgreichen Change zu erzielen.

Die 8 Phasen im Veränderungsmanagement

Im Folgenden schauen wir uns das 8-Phasen-Modell nach Kotter als beispielhafte Strategie für das Veränderungsmanagement genauer an. Berücksichtigen Führungskräfte diese “Change-Architektur”, können Mitarbeiter*innen die Veränderungsprozesse souveräner durchschreiten und in ihrer Change-Kompetenz gestärkt werden.

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen

Die Notwendigkeit und Dringlichkeit für die Veränderung (“Need of urgency”) muss dargelegt werden, damit die Notwendigkeit des Wandels auf allen Ebenen verstanden wird. Mit konkreten Zahlen, Daten und Fakten zur Geschäftsentwicklung können Mitarbeiter*innen aufgerüttelt und ihre Offenheit gegenüber dem Change geweckt werden.

2. Führungskoalition aufbauen

Change kann nicht von einer einzelnen Person etabliert werden. Für den erfolgreichen Wandel im Unternehmen bedarf es von Anfang an einer einflussreichen Führungskoalition, die Vertrauen schafft und an einem Strang zieht.

3. Vision und Strategie entwickeln

Es ist essentiell, eine klare und attraktive Veränderungsvision zu formulieren, welche die Richtung des Wandels aufzeigt, Widerständen vorbeugt und alle Beteiligten inspiriert und motiviert.

4. Vision des Wandels kommunizieren

Eine Vision kann nur erfolgreich sein, wenn sie alle beteiligten Personen erreicht. Dazu muss sie wiederholt kommuniziert werden, bis sie von allen verstanden und bei allen verankert ist. Dafür eignen sich insbesondere Dialogsituationen, die Interaktion und Austausch ermöglichen.

5. Mitarbeiter*innen befähigen

Veränderung erfordert das Vorantreiben der Vision durch das Mitwirken einer großen Menge an Beteiligten. Hier ist “Empowerment” das Stichwort. Alle Betroffenen müssen einbezogen und ihre Interessen berücksichtigt werden.

6. Schnelle erste Erfolge erzielen

Die Realisierung kurzfristiger Erfolge überzeugt i.d.R. auch skeptische Mitarbeiter*innen. So können Betroffene schneller von sichtbaren Erfolgen für den angestrebten Wandel gewonnen werden. Attraktive “Quick Wins” motivieren und verursachen im Idealfall einen Wunsch nach mehr.

7. Erfolge konsolidieren, weitere Veränderungen einleiten

Manche Menschen sind bereits mit Teilerfolgen zufrieden und wenig motiviert, im Wandel weiter voranzugehen. Stillstand kann unter Veränderungsdruck jedoch auch Rückschritt bedeuten. Durch professionelles Controlling der Veränderungen und Kommunikation der weiteren Fortschritte können Manager die Motivation aufrechterhalten.

8. Neue Ansätze in der Kultur verankern

Es ist wichtig, Veränderungen auch in der Unternehmenskultur zu verankern. Dazu müssen rückläufige Entwicklungen konsequent unterbunden werden. Genauso müssen die Zusammenhänge zwischen Erfolgen und Veränderungen weiter aufgezeigt und bewusst gemacht werden.

Ziel erreichen: Sieben Prozesse als Basis einer Veränderungsarchitektur

Als klassisches Modell für den Change sind die sieben Prozesse nach Friedrich Glasl noch immer gut anwendbar auf die gegenwärtigen Herausforderungen von Unternehmen. Der Umfang der einzelnen Prozesse kann im Umfang variieren

1. Diagnoseprozess

Ohne Diagnose keine Maßnahme. Eine Diagnose bringt Erkenntnissen darüber, wie die aktuelle Lage aussieht und welche Ursachen zur gegenwärtigen Situation geführt haben. Diese Erkenntnisse sind nötig, um die Maßnahmen und die Konzeption von Change anzupassen und zu gestalten. Zur Diagnose gehören dabei das Sammeln, Untersuchen und Analysieren von Daten und Fakten.

2. Zukunftsgestaltungsprozess

Modellvorstellungen für die Zukunft, Visionen, Leitbilder, Strategien und Ziele müssen entwickelt werden. Ein tiefgreifender Veränderungsprozess wird nur erfolgreich sein, wenn Führungsebenen auf authentische und glaubwürdige Art ihre Zukunftspläne vorbringen und gegenüber Mitarbeitern glaubhaft und motivierend zum Ausdruck bringen.

3.Change-Management-Prozess

Bei diesem Prozess geht es um das konkrete Management der Veränderung. Dazu gehört, die Veränderungsprozesse zu bilden, zu budgetieren, zu planen, zu koordinieren, zu lenken und zu steuern. Außerdem gilt es, eine Veränderungsarchitektur und eine Change Roadmap aufzubauen.

4. Psychosoziale Prozesse

Durchläuft ein Unternehmen umfassende Veränderungen, ist es unumgänglich, den emotionalen Aspekten Beachtung zu schenken und diese zu begleiten. Diese Herausforderung erfordert im Rahmen der Konzeption einer Change-Architektur viel Kreativität und Flexibilität. Dabei sind Spannungen und Konflikte zu bearbeiten, Missverständnisse zu klären, bisherige Rollenauffassungen zu überwinden und neue Rollenbilder zu entwickeln.

5. Lernprozesse

Wenn beispielsweise digitale Veränderungen eingeführt werden, ist natürlich auch Lernen angesagt. Alles – jedes ERP-System, SAP, Smart-Home-Systeme, virtuelle Lernprogramme, selbst Office 365 – erfordert Lernen. Dabei müssen Wissen, Können, Fähigkeiten und Fertigkeiten vermittelt, trainiert und auf den neuesten Stand gebracht werden. Es gilt, alte Handlungsmuster und Gewohnheiten zu verlernen.

6. Informationsprozesse

Die Einführung von Veränderungen bringt einen hohen Bedarf an Information mit sich. Manager sollten dafür sorgen, einen möglichst kontinuierlichen Fluss an Informationen über die Veränderungen an sich, die Gründe und Hintergründe sowie den Sinn und Zweck für Mitarbeiter*innen sicherzustellen.

7. Umsetzungsprozesse

Je größer der Veränderungsdruck, desto schneller wollen Veränderungen realisiert werden. Agilen Prinzipien folgend gilt es dabei, rasche erste Handlungen vorzunehmen. Auch wenn zunächst eine Diagnose und eine Konzeption erforderlich sind, dürfen sich diese nicht über Monate oder gar Jahre erstrecken. Piloten, Tests oder ggf. sogar nur symbolhafte Handlungen sind jetzt gefragt.

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Fazit: Grundlagen schaffen für zukünftiges Arbeiten

Unternehmen müssen in der heutigen VUKA Welt schneller auf Veränderungen reagieren als je zuvor. Wer sich dem Wandel widersetzt, riskiert seinen unternehmerischen Vorsprung oder verliert sogar gänzlich den Anschluss. Change Manager hingegen können in einer vertrauensvollen, motivierenden Koalition die Dringlichkeit von Wandel kommunizieren, Mitarbeiter motivieren und durch sämtliche Prozesse begleiten und notwendige Grundlagen für zukünftiges (miteinander) Arbeiten schaffen. Gemeinsam die Zukunft gestalten.