Nichts ist so beständig wie der Wandel: Wer Erfolge feiern möchte, kann sich der Veränderung nicht versperren. Das zeigt sich nicht nur an der fortschreitenden Digitalisierung, sondern auch an den wachsenden Ansprüchen an der Unternehmens- und Kommunikationskultur. Um Veränderungsprozesse innerhalb von Unternehmen erfolgreich zu planen, umzusetzen und zu etablieren, bedarf es der Motivation und des Commitments der Führungskräfte und Mitarbeiter ebenso wie einer bereichsübergreifenden Schaltzentrale: Die Methoden und Instrumente im Change Management können Unternehmen den Weg für nachhaltigen Wandel bahnen.

Darum geht es:

• Unternehmen im Wandel: Deshalb ist Change Management unverzichtbar
• Maßnahmen im Change Management: Methoden und Instrumente
• Unternehmen erfolgreich verändern nach dem 8-Phasen-Modell von Kotter
• Fazit

Unternehmen im Wandel: Deshalb ist Change Management unverzichtbar

Digitalisierung, Globalisierung, technischer Fortschritt, politische, soziale oder ökologische Veränderungen - Nicht nur die Welt ist im Wandel begriffen, auch Unternehmensstrukturen müssen sich notwendigerweise verändern und ständig anpassen, wenn sie im Wettbewerb bestehen und ihren Kunden gerecht werden wollen. Um die Herausforderungen dieser Veränderungen erfolgreich zu bewältigen, bedarf es eines Veränderungsmanagements - auch Change Management genannt

Da es sich bei solchen Prozessen zumeist um komplexe Angelegenheiten handelt, deren Ablauf und Aufbau systematisch geplant werden müssen, wird für ein Veränderungskonzept auch der Begriff “Change-Architektur” verwendet. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als der Anspruch, das Veränderungskonzept von Anfang bis Ende auf Unternehmens- und Mitarbeiterebene erfolgreich zu implementieren.

Change Management verfolgt klar definierte Ziele, muss allerdings einen gewissen Spielraum für Flexibilität und Lernschleifen einkalkulieren. So kann ein Veränderungskonzept auch Hindernissen mit genügend Flexibilität und Modifikationen begegnen - Erfolgsfaktoren, die insbesondere bei der Geschwindigkeit des Digitalisierungsprozesses gefragt sind. 

Je höher der Veränderungsdruck und je geringer der Faktor Zeit, desto effizienter müssen Aufgaben erledigt werden. Change Manager können Mitarbeiter dabei mit verschiedenen Methoden und Instrumenten unterstützen. Vorausgesetzt es erfolgt vorab eine umfassende Analyse, sodass eine Diagnose gestellt und die richtigen Methoden gewählt werden können! 

Maßnahmen im Change Management: Methoden und Instrumente

Für die Diagnose der Defizite und Probleme im Unternehmen bieten sich u.a. folgende Instrumente an:

• Marktanalyse
• Konkurrenzanalyse
• DMS-Check
• Organisationsanalyse- Wie fit ist die Organisation für die digitale Transformation
• Prozessanalyse
• Arbeitsanalyse - Wie hybrid oder agil arbeiten wir aktuell schon
• Selbstbewertung
• Agile Health Check
• digitaler Pulscheck
• Agile Stimmungsbarometer
•  die 7 Felder-Radaranalyse© für die digitale Transformation

Ohne Analyse keine Diagnose. Erst wenn klar ist, wo die “Organisationsschmerzen” herrühren, kann die Diagnose mit dem Kunden besprochen werden und danach erfolgt der Aufbau der Change Architektur. Aufgrund der stetigen Veränderungen, werden aktuell nur noch 3- bis 6-monatige Change Architekturen entwickelt. Denn alle Maßnahmen werden durch monatliche Reviews und Retrospektiven überprüft. Hier geht es immer um die  Reflexionsschleife: “Was lief gut, Was haben wir gelernt, Wo sind wir möglicherweise ausgerutscht, Was lernen wir von dem Ausrutschen. Wo können wir in den kommenden Monaten noch besser werden und wie genau setzen wir das jetzt konkret um.

Ist die Diagnose erfolgt und die Change Architektur aufgesetzt, werden Führungskräfte bzw. agile Leaders fit gemacht im Change Management. Passgenaue Methoden und Instrumente je nach DNA der Organisation und des Veränderungshaben werden hier in interaktiven Trainings an eigenen Beispielen geübt und reflektiert. Aktuell arbeitet Lengler&Partner mit seinen Kunden auch remote in den Trainings. Hier werden insbesondere #agile und #digital Change Tools mit dem MIRO Board trainiert. Die Teilnehmer können im Nachgang weiter gemeinsam ihr digitales Trainings MIRO Board nutzen. Das hilft den Führungskräften, ihre Selbstlernkompetenz immer wieder zu stärken.

Für die Zielformulierung Konzeption und Umsetzung des Wandels im Unternehmen empfehlen sich u.a.:

• digitale Open Spaces
• digitale Barcamps
• Fedex days
• digitale Marktplätze
• Workshops mit Betroffenen und externer Moderation
• maßgeschneiderte Trainings, Coachings

Für die Kontrolle und Bewertung der Ergebnisse sind u.a. diese Instrumente sinnvoll:

• digitale Mitarbeiterbefragungen 
• ExpertenInterviews
• Soundingbords
• Pulschecks oder digitale Touchpoints
• digitale Tools wie Peakon.de, surbeymonkey.de
• digitale Soundingboards
• digitale Retrospektiven und Reviews
• Barcamps
• OKR als Steuerungs Framework in der Organisation

Unternehmen erfolgreich verändern nach dem 8-Phasen-Modell von Kotter

Wer sich mit Change Management befasst und den Unternehmenswandel anstrebt, ist gut beraten, seine Veränderungsarchitektur am 8-Phasen-Modell von Change-Vorreiter John Kotter zu orientieren. 

Dieser Stufenplan soll Unternehmen in vorgegebener Reihenfolge durch tiefgreifende Veränderungsprozesse führen, die auch tatsächlich beibehalten werden. Dazu muss als Grundvoraussetzung zunächst ein Klima der Veränderung geschaffen werden, ehe eine gesamte Organisation in den Veränderungsprozess eingebunden wird und der Wandel schließlich vollzogen ist.

Die folgenden Schritte können Veränderungen schrittweise etablieren:

1. Schritt: Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen - die Veränderungsnotwendigkeit klar kommunizieren

Soll sich ein Unternehmen umfassend ändern, ist die Grundvoraussetzung, dass Mitarbeiter an Bord sind und Veränderungen mittragen. Dazu müssen Sie im Zuge des Change Managements zuallererst von der Notwendigkeit und Dringlichkeit der Veränderungen überzeugt werden, indem die Chancen und Risiken des Unternehmensumfelds aufgezeigt werden. Ein Erfolgsfaktor in diesem Zusammenhang ist die “Sehen-Fühlen-Verändern”-Devise auf emotionaler Ebene. Kotter bezeichnet die Dringlichkeit als Zünder und Motor von Transformationsprozessen.

2. Schritt: Ein Change Team aufbauen und Change Botschafter fit machen

Im nächsten Schritt sollten Führungskräfte bzw. Teamleader bestimmt werden, die über das nötige Know-how, die Entscheidungsbefugnisse und Glaubwürdigkeit verfügen. Nur mit einer schlagkräftigen Unterstützung durch das Management können gemeinsam definierte Visionen und Ziele aufgestellt und das Unternehmen erfolgreich durch den Change geführt werden. Als Erfolgsfaktor in dieser Hinsicht gilt nicht zuletzt das Vertrauen der Teammitglieder untereinander.

3. Schritt: Eine Vision und Strategie des Wandels entwickeln

Den Führungskräften des Change Managements obliegt es nun, eine Zukunftsvision für das Unternehmen zu entwickeln, die als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden kann, die Mitarbeiter motiviert und die Koordination der einzelnen Aufgaben während des Veränderungsprozesses erleichtert. 

In Zeiten der VUCA-Welt kann sich die Vision auch nur auf ein Jahr beschränken. Daraus leiten sich dann quartalsbezogene Ziele ab. Hier nutzt man auch in der hybriden und agilen Welt OKRs (Objectives and Key Results) zur Steuerung.

Wichtig: Das Herz muss für die Vision aller betroffenen Mitarbeiter schlagen. Dann geht man sowohl in guten als auch in stürmischen Tagen den Weg zusammen!

4. Schritt: Die Vision des Wandels kommunizieren

Um das Engagement der Mitarbeiter nachhaltig zu gewinnen, ist es förderlich, die für das Unternehmen erarbeitete Vision auf sämtlichen genutzten Kommunikationskanälen fortwährend zu kommunizieren. Ein gutes Mittel hierfür ist das Storytelling und Wiederholung der Botschaft. Dabei sollten die Führungskräfte als Leitbilder fungieren und vorangehen.

5. Schritt: Mitarbeiter befähigen und Hindernisse aus dem Weg räumen

Damit Mitarbeiter ihre Arbeit während des Veränderungsprozesses effizient bewerkstelligen können, ist die Akzeptanz der veränderten Ziele und Strategien erforderlich. Dies erzeugt Motivation und steigert ihre Handlungsfähigkeit auf das Ziel zu. Kotter nennt in diesem Zusammenhang den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch (z.B. zu Wettbewerbs- und Marktinformationen) sowie Trainings und Weiterbildungen für die Führungskräfte und Mitarbeiter als Erfolgsfaktoren.

6. Schritt: Schnelle Erfolge steigern das Commitment

Kurzfristige Erfolge im Change-Prozess helfen Unternehmen den Transformationsprozess auch erfolgreich zum Abschluss bringen. Für die Motivation der Mitarbeiter lohnt es sich deshalb kurzfristige Ziele zu setzen, die zusammen auf das großangelegte Veränderungsprojekt einzahlen. Erfolge im Change zu feiern, verstärkt nicht nur das Commitment, sondern nimmt auch Kritikern den Wind aus den Segeln. 

7. Schritt: Aus einzelnen Erfolgen weitere Initiativen ableiten, die die Transformation in der Organisation unterstützen

Kurzfristige Erfolge sollten jedoch in keinem Fall dazu verleiten, sich auf den gewonnenen Lorbeeren auszuruhen oder gar frühzeitig das gesamte Vorhaben als Erfolg zu verbuchen. Stattdessen sollte die durch die kurzfristigen Erfolge geschaffene Glaubwürdigkeit nun gezielt zu nutzen, um weitere und größere Veränderungsprojekte in Angriff zu nehmen. Zu diesem Zweck können weitere Gruppen aus der Organisation in den Veränderungsprozess involviert werden. Gleichzeitig muss die Führungskoalition dafür Sorge tragen, die Dringlichkeit, Transparenz und den Fokus auf das Ziel aufrecht zu halten. Dabei ist die Vorbildfunktion des Managements und das Wahrnehmen und Würdigen von echten Erfolgen im Change sehr wichtig.

8. Schritt: Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Zu guter Letzt müssen die neuen Verhaltensnormen und gemeinsame Werte tief in der Unternehmenskultur verankert werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie wieder verloren gehen, sobald der Änderungsdruck abnimmt. Menschen sind “Gewohnheitstiere” und wollen oft zurück in die alte Komfortzone vor den Veränderungen. Um Nachhaltigkeit zu bewirken empfiehlt Kotter, regelmäßig zu kommunizieren, wie die neuen Ansätze, Verhaltensweise und Einstellungen die Gesamtperformance des Unternehmens beeinflusst haben. Darüber hinaus sollte sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter und aufstrebende Führungskräfte an die neue Ausrichtung glauben und diese nach außen hin verkörpern. Diese DNA Veränderung kann bis zu 2 Jahren andauern. Deshalb ist ein kontinuierlicher Lernprozess erfolgsentscheidend. Gemeinsam Zukunft gestalten schafft Klarheit und Commitment in Zeiten der digitalen Transformation.

Sie wollen ein Mindset auf Managerlevel entwickeln, das Offenheit, Feedback, Mut und Commitment in der Unternehmenskultur stärkt? Dann kommen wir ins Spiel. Sprechen Sie uns an!

Fazit

Umfassende Veränderungen in Unternehmen stellen Führungskräfte vor große Herausforderungen. Mit seinem 8-Phasen-Modell hat John Kotter einen Weg aufgezeichnet, wie mittel- und langfristige Erfolge den Veränderungsprozess voranbringen und zugleich Mitarbeiter auf Kurs bringen und halten. Die Vermittlung der Dringlichkeit, die kontinuierliche Transparenz von den positiven und aktuellen Erfahrungen in der Organisation sind entscheidende Erfolgsfaktoren für den stetigen Fortschritt einer starken Veränderungskompetenz der Organisation.