Die 10 Erfolgsfaktoren im Change Management

Viele Veränderungsprojekte scheitern. Woran liegt das und wie können Sie es als Change Manager besser machen? Zehn Erfolgsfaktoren haben sich für die Transformation in Unternehmen bewährt, um für Verständnis, Vertrauen, Commitment und Befähigung zu sorgen. Dafür steht Lengler&Partner.

Darum geht es:

• Warum Sie für eine erfolgreiche Veränderungsarchitektur die Erfolgsfaktoren des Change Managements als Grundlage nutzen sollten
• Was Sie für die erfolgreiche Umsetzung von Change-Prozessen tun sollten
  • 1. Analyse mit Diagnose: Grundlagen für die Umsetzung von Change schaffen
  • 2. Unfreeze: Mitarbeiter aufrütteln und die Leidenschaft für die Veränderung aktivieren
  • 3. Kommunikation: Ziele der Veränderung durchgehend auf allen Kanälen transparent halten - Achtung: Das gilt auch für Anpassungen und Änderungen!
  • 4. Widerstand annehmen, zuhören, gemeinsam in Lösungsimpulse umwandeln
  • 5. Multiplikatoren für den Change identifizieren und zu Treibern des Changes befähigen als Digital oder Change Botschafter
  • 6. So viele Mitarbeiter beteiligen wie möglich - für Commitment und Vertrauen in der Mannschaft
  • 7. Change mit Augenmaß: Das richtige Timing für Veränderungen, auch wenn es das manchmal einfach nicht gibt
  • 8. Erfolgreicher Wandel braucht professionelles Change Management
  • 9. Nachhaltige Transformationen für die Organisationsentwicklung basiert auf progressiver Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter
  • 10. Ein Must-have: Fehlerkultur etablieren, um gemeinsam voneinander zu lernen und besser zu werden

Warum Sie für eine erfolgreiche Veränderungsarchitektur die Erfolgsfaktoren des Change Managements als Grundlage nutzen sollten

Eine erfolgreiche Veränderungsarchitektur setzt sich aus verschiedenen Ebenen zusammen. Ausgehend vom Golden Circle von Simon Sinek als Führungsinstrument in der Transformation haben sich zu den jeweiligen Fragen Why? How? What? bestimmte Faktoren und Tools bewährt.

Zu Beginn eines jeden Change-Projektes sollte die Frage nach dem WARUM geklärt werden. Hier geht es darum, die Leidenschaft für den Wandel bei Mitarbeitern zu aktivieren und mit Power, Commitment und Herz in die Umsetzung des Changes zu gehen. Erst dann stellt sich die Frage nach dem WIE. Und genau an diesem Punkt kommen die zehn Erfolgsfaktoren für den Change in Organisationen ins Spiel, die wir im Folgenden näher beleuchten.

Was Sie für die erfolgreiche Umsetzung von Change-Prozessen tun sollten

Eine gute Veränderungsarchitektur berücksichtigt immer auch die grundsätzlichen Erfolgsfaktoren des Change-Managements. Die folgenden zehn Punkte sollten Veränderungsmanager für die Transformation in Organisationen beachten:

1. Analyse mit Diagnose: Grundlagen für die Umsetzung von Change schaffen

Für erfolgreichen Change muss zu Beginn einer Veränderungsarchitektur die Analyse der Ausgangslage stehen. Dieser Phase wird in der Praxis oft zu wenig Bedeutung beigemessen. Sammeln Sie für diesen ersten Schritt alle notwendigen Daten und werten Sie diese aus. Das betrifft Ressourcen, Geschäftsprozesse, Projektmanagementprozesse ebenso wie die Unternehmenskultur und mögliche Altlasten unter der Wasseroberfläche. Verschaffen Sie sich für eine erste Diagnose also ein klares Bild von der Ist-Situation Ihrer Organisation und kommen Sie dann ins Handeln.

2. Unfreeze: Mitarbeiter aufrütteln und die Leidenschaft für die Veränderung aktivieren

Ein zweiter wichtiger Faktor für den nachhaltigen Change ist ein professionell gestalteter Kickoff mit der Botschaft: Jetzt geht es los! Denken Sie ans Startsignal beim Sport: Alle Betroffenen haben sich warm gemacht (“unfreeze”) und sind bereit fürs große Rennen. Ein solches Kickoff soll Klarheit schaffen über den Sinn und die Notwendigkeit sowie über den Nutzen der Veränderungen für die Mannschaft - für die Organisation. Gelingt Führungspersonen dieser gemeinsame Startschuss mit Leidenschaft und Power, werden auch alle ins Ziel kommen.

3. Kommunikation: Ziele der Veränderung durchgehend auf allen Kanälen transparent halten - Achtung: Das gilt auch für Anpassungen und Änderungen!

Natürlich kann es beim oben genannten Kickoff nicht bleiben. Die entfachte Leidenschaft für den Wandel soll kontinuierlich lodern. Mitarbeiter müssen wissen und verstehen, was mit den geplanten Veränderungen erreicht werden soll. Worum geht es, wohin und was muss dafür voraussichtlich getan werden? Klare und transparente Kommunikation ist geboten. Transparenz und Werbung für die Sache gehen hier Hand in Hand. Als Change Manager sind Sie dafür da, Betroffene im Veränderungsprozess zu begleiten und ihnen dabei zu helfen, alte Muster zu überwinden und aus ihrer Komfortzone aktiv rauszugehen. Halten Sie den Informationsfluss am Laufen - seien es erste Teilerfolge oder auch kleine Kurswechsel, die im Veränderungsprozess erforderlich werden.

4. Widerstand annehmen, zuhören, gemeinsam in Lösungsimpulse umwandeln

Widerstand ist grundsätzlich etwas Gesundes, zeigt er doch, das die betroffenen Mitarbeiter emotional an ihren Prozessen und Aufgaben hängen und noch nicht innerlich gekündigt haben. Wandeln Sie diese Energie mithilfe ehrlicher Kommunikation um und befeuern Sie so die Transformation. Sie müssen den Change-Auftrag auch nicht allein auf dem Deck erledigen. Suchen Sie sich Skipper! Mit anderen Worten: Es lohnt sich, “Sponsoren” in der Mannschaft für die Veränderungen aus allen Bereichen und Levels zu haben. Verstehen Sie sich und alle Betroffenen als Mannschaft, in der jeder seinen Teil zum Erfolg beiträgt. Lassen Sie sich vom Wellengang nicht beirren!

5. Multiplikatoren für den Change identifizieren und zu Treibern des Changes befähigen als Digital oder Change Botschafter

Inmitten der Transformation sind Change Manager der Fels in der Brandung. Sie sind verantwortlich für die Navigation, leiten und unterstützen die gesamte Crew. Doch auch erfolgreiche Veränderungsmanager brauchen Unterstützer. Je größer das Unternehmen, desto mehr Multiplikatoren sind gefragt. Denn das Schiff soll mit allen betroffenen Mitarbeitern sicher in den neuen Hafen gebracht werden. In der Praxis hat es sich bewährt im Verhältnis: Für 100 Mitarbeiter 10 Multiplikatoren zu identifizieren und sie auch entsprechend zu befähigen. Treiben Sie die Transformation gemeinsam voran. Diese “Treiber” gilt es zunächst für den Change zu gewinnen und für die Durchführung durch passende Tools aus dem Change Management fit zu machen. Dabei ist Kontinuität und Ausdauer gefragt. Ein starkes Change Team entsteht, das die Mitarbeiter im besten Wissen und Gewissen durch die Transformation mit allen Widerstandsformen mitnimmt und gemeinsam die Transformation voranbringt. Im Kern ist die DNA der Organisation die Sturmwelle für schnelles Agieren und Reagieren in der VUKA-Welt.

6. So viele Mitarbeiter beteiligen wie möglich - für Commitment und Vertrauen in der Mannschaft

Commitment - eins der wichtigsten Werte in der Transformation. Doch wie schaffen Sie es, dass sich Betroffene dauerhaft mit Ihrem Vorhaben identifizieren? Lassen Sie die Mitarbeiter den Change aktiv mitgestalten! Es liegt in der Natur des Menschen, dass wir einer Sache eher trauen, wenn wir daran unseren Anteil haben. Diese Beteiligung an einem gemeinsamen Change-Projekt erzeugt bei Betroffenen ein gutes Gefühl und stärkt die Gemeinschaft und damit das Commitment. Mit Vertrauen in die Sache lässt sich als Mannschaft auch eine Untiefe besser umschiffen oder bei Bedarf ein neuer Kurs einschlagen. Im Change Management eignen sich Formate wie Marketplaces, Open Spaces, Fedex days bzw. Barcamps ideal für die Beteiligung von vielen Mitarbeitern aus allen Bereichen und Ebenen.

Sie sind mitten in der Umsetzung des Change Vorhabens und brauchen aktiv Unterstützung in der Umsetzung dieser Change Formate? Dann sprechen Sie uns an. Wir moderieren vor Ort oder remote mit 2 D ( Miro) Barcamps, Open Spaces, Marketplaces und Fedex days bis zu 500 Mitarbeiter für Sie.

7. Change mit Augenmaß: Das richtige Timing für Veränderungen, auch wenn es das manchmal einfach nicht gibt

Bei allem Commitment und gewonnenen Vertrauen: Führen Sie Veränderungen Schritt für Schritt ein. Zu viel Change auf einmal können Mitarbeiter in Stress versetzen. Manchmal lässt es sich dennoch nicht vermeiden und alle müssen gleichzeitig durch die Veränderungen surfen. Für Sie als Change Manager heißt das in diesem Fall ganz besonders: dran bleiben und alle Mitglieder der Mannschaft auf dem Radar behalten. Bricht ein Schiff aus Ihrer Flotte, reagieren Sie - lassen Sie Ihre Flotte nicht auseinandertreiben.

8. Erfolgreicher Wandel braucht professionelles Change Management

Der achte Erfolgsfaktor, den wir an dieser Stelle nennen wollen, liegt auf der Hand: Change-Prozesse erfordern eine saubere und professionelle Planung und Steuerung sowie Anpassungsfähigkeit. Tatsächlich herrscht in vielen Organisationen diesbezüglich oft Chaos. Bereiten Sie eine solide Change-Architektur vor, die Ihnen genügend Spielraum lässt, um mit bewährten Tools agil zu reagieren.

Das folgende Beispiel einer Change-Architektur innerhalb eines digitalen Veränderungsprojekts zeigt einen eher “klassischen” Ansatz mit Raum für agiles Gestalten.

Im Rahmen der Change-Architektur sollte auch die Aufbauorganisation eines Projektes beschrieben werden. Im folgenden Fall handelt es sich um ein Beispiel aus dem klassischen Projektmanagement zur Einführung digitaler Neuerungen:

Im dritten Beispiel dient das Scrum Framework als Orientierungshilfe für die Umsetzung des Change Projektes:

Grundsätzlich sind agile Frameworks sehr stark strukturiert und vorgegeben: Der Fokus liegt auf dem Was und dem Wie im Change. Viele Touchpoints und Boxenstopps in der agilen Transformation nehmen den Wind zum Teil aus den Segeln. Denn die Mannschaft, abhängig der DNA, empfindet es als zu viele Reviews und Retros. Somit sind Scrum und weitere agile Frameworks eine gute Orientierung für den Change. Im Idealfall nimmt man die Zutaten aus dem agilen Framework, das der Mannschaft auch schmeckt.

Alternativ gibt es feste Frameworks, wie z.B. das OKR.(Verbindung Artikel), oder LeSS©  oder Safe© oder Spotify©. Hier das Beispiel von Less©:

Lesen Sie mehr zum Thema: OKR - Objective Key Results: Ein agiles Framework zur Steuerung der Organisation in der Transformation

Entscheidend ist als Change Manager, das richtige Framework zu wählen, denn nicht jedes agile Framework passt zur DNA der Organisation. Hier kann es wirklich teuer werden. Deshalb ist es ein Must-have für Change Manager, diverse agile Frameworks zu kennen und auch die Benefits und Risiken mit der Organisation zu besprechen bei der Wahl von festen vorgegebenen agilen Frameworks.

9. Nachhaltige Transformationen für die Organisationsentwicklung basiert auf progressiver Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter

Um Mitarbeiter nachhaltig für die Unternehmensvision und den Purpose des Tuns und Handelns der Organisation zu begeistern und die gemeinsam entwickelten und vereinbarten Ziele zu erreichen, ist eine DNA-orientierte Führung besonders wichtig. Was bedeutet DNA in diesem Kontext? DNA setzt sich aus den Motiven und Werten der Mitarbeiter zusammen. Das ist mit anderen Worten auch das Mindset der Organisation - der Schlüssel für Erfolg oder Misserfolg in der Transformation.

Das bedeutet, dass hier auch die Wahl eines festen Frameworks wie OKR, LeSS©, Safe© oder Spotify vorher eingehend geprüft werden muss. Welches Framework passt wirklich zur DNA bzw. zum Mindset?

10. Ein Must-have: Fehlerkultur etablieren, um gemeinsam voneinander zu lernen und besser zu werden

Zu guter Letzt: Aktivieren Sie eine positive Fehlerkultur. In Deutschland sind wir hier noch am Anfang. Fehler zeigen unsere Potentiale auf. Grundsätzlich gilt: Wer Fehler machen darf, wagt eher Neues. Sollten sich einzelne Maßnahmen dann doch nicht als passend herausstellen, können Teams gemeinsam daraus lernen und neue Möglichkeiten erarbeiten. Und ganz wichtig: wenn Fehler aktiv angesprochen werden, wiederholen Kolleg*innen diese nicht mehr:). Nutzen Sie Retrospektiven und Reviews, um Fehler zu identifizieren und gemeinsam daran zu wachsen.

Sie wollen ein Mindset auf Managerlevel entwickeln, das Offenheit, Feedback, Mut und Commitment in der Unternehmenskultur stärkt? Dann kommen wir ins Spiel. Sprechen Sie uns an!