Digitalisierung mit Change Management meistern

Veränderungen rufen in Menschen Reaktionen unterschiedlichster Art hervor. Das trifft auch auf Mitarbeiter von Unternehmen in der digitalen Transformation zu. Die einen erkennen im angestrebten Wandel Chancen und überwinden persönliche Herausforderungen mit neuen Strukturen und Zielen. Die anderen schrecken vor neuen Technologien zurück und brauchen einfühlsame Bestärkung durch Führungskräfte. Nachhaltiges Change Management bedient sich effektiver Methoden, die den verschiedenen Verhaltenstypen und der “emotionalen Achterbahn” im Veränderungsprozess Rechnung tragen.

Darum geht es:

Digitalisierung: Mit Change Management den Wandel vollziehen

Menschen reagieren verschieden auf Veränderungen. Während manch einer optimistisch Chancen wittert und sich möglicherweise neue Ziele setzt, überkommt einen anderen Skepsis oder Angst. Mit der Digitalisierung, die die Gesellschaft zunehmend erfasst und auch immer mehr Unternehmen in Zugzwang bringt, verhält es sich ähnlich.

Je nach Persönlichkeit und Erfahrung mit neuen Technologien bzw. digitaler Technik reagieren Menschen unterschiedlich auf die Einführung digitaler Veränderungen. Zudem kommt es sehr darauf an, ob wir die Einführung einer Digitalisierung selber wollen, Einfluss auf sie nehmen oder sogar kontrollieren können und darin einen Nutzen oder Vorteile für uns sehen. Durch die globale Corona-Krise stehen viele Unternehmen vor immensen Herausforderungen, da der Schritt in die Digitalisierung quasi erzwungen wurde und immer noch wird.

Menschen stehen digitalen Veränderungen umso negativer gegenüber, je:

… weniger positive Erfahrung sie bereits mit Digitalisierung gemacht haben.

… weniger sie diese Veränderung gewollt haben.

… weniger sie die Einführung beeinflussen oder kontrollieren können.

… weniger Vorteile oder Nutzen sie darin sehen.

… oder einfach Angst haben, mit neuen Technologien nicht umgehen zu können

.. oder.Angst haben, kontrolliert zu werden

...oder Angst haben, dass Sie ersetzt werden.

Was bedeutet Change Management?

Change Management (auch: Veränderungsmanagement) beschreibt die Planung, Koordination, Umsetzung und Stabilisierung von bereichsübergreifenden Veränderungsprozessen. Dabei können unterschiedliche Methoden, Konzepte und Instrumente zum Einsatz kommen, um neue Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation nachhaltig zu etablieren. Die Agilitätskompetenz der Organisation wird aktiviert und für weitere digitale Veränderungen gestärkt.

Ein erfolgreiches Change Management berücksichtigt die Ängste und Herausforderungen von allen Mitarbeitern und Führungskräften, um Veränderungen in Unternehmen bzw. Organisationen zu realisieren und nachhaltig zu etablieren. Change Management Kompetenz bedeutet die neuen Chancen und Möglichkeiten für Weiterentwicklung für das strategische Management durch die verstärkte Interaktion mit den Mitarbeitern zu nutzen und gemeinsam in der Zukunft besser zu werden.

First digital Mover oder Nachzügler? Unternehmen trotz Herausforderungen verändern

Mit welchen Herausforderungen sich Mitarbeiter und Führungskräfte vor und während des Veränderungsprozesses konfrontiert sehen, ist nicht zuletzt eine Frage der Persönlichkeit. Besonders unsere individuelle Ausrichtung hinsichtlich der Faktoren Stabilität und Wechsel beeinflusst unsere Haltung gegenüber Wandel im Allgemeinen und der Einführung von digitalen Veränderungen im Speziellen. Hier hilft auch das Modell von Riemann Thomann für die Teamanalyse. Bin ich ein Stabilitäts- oder Wechseltyp, brauche ich Nähe oder mehr Distanz? Daraus leiten sich Typen ab, die im Change Management Treiber oder eher Bewahrer sind. Hier ist es entscheidend, die Mitarbeiter entsprechend ihrer Motive, in den Change Prozess mit einzubinden. Ob als Change Botschafter oder im Sounding Board. Einbindung schafft Commitment. Commitment aktiviert Change Energie für den Wandel.

So ist es letztendlich auch ein Stück weit in unserer Persönlichkeit angelegt, ob wir offen gegenüber Veränderungen und somit auch gegenüber dem digitalen Wandel sind oder eher die Stabilität bevorzugen. Vor diesem Hintergrund erklärt sich der unterschiedlich ausgeprägte Veränderungswille vom First Mover bis zum Nachzügler.

Video: Welche Rolle spielt die Digitalisierung für Unternehmen?

Unabhängig davon, ob Mitarbeiter eines Unternehmens die einzelnen digitalen Veränderungen positiv oder negativ beurteilen, durchläuft jeder den Prozess der emotionalen Achterbahn.

Change-Kurve: Diese 5 Phasen durchlaufen Führungskräfte und Mitarbeiter im digitalen Veränderungsprozess

Die Digitalisierung eines Unternehmens stellt sich in der Regel nicht von heute auf morgen ein, sondern verläuft als Prozess, dem eine Konzeptionsphase vorausgeht. Führungskräfte überlegen sich, welche Schritte digitalisiert werden können und erarbeiten ein entsprechendes Konzept.

Bevor es zur eigentlichen Einführung einer digitalen Veränderung kommt, werden Mitarbeiter häufig mit Gerüchten über den Wandel konfrontiert. Hier beginnt für viele eine emotionale “Achterbahnfahrt” in der Veränderung, die mit der Trauerarbeit vergleichbar ist und entsprechend des Modells der Psychologin Elisabeth Kübler-Ross gewöhnlich fünf Phasen umfasst. Vereinfachte Darstellung:

Change-Kurve von Kübler-Ross — Diese Kurve von Kübler-Ross veranschaulicht die emotionalen Herausforderungen von Menschen, die mit einer starken Veränderung durch Verlust konfrontiert werden.

Die Kurve stellt auch die Phasen dar, die Betroffene (also Mitarbeiter und Führungskräfte) bei der Einführung von digitalen Veränderungen durchlaufen: Schock, Leugnen und Zorn, Depression, Entscheidungen und Akzeptanz. Je nach Persönlichkeit, Resilienz und Betroffenheit der beruflichen Veränderungen durchläuft jeder diese Phasen in seiner Geschwindigkeit. Auch das Überspringen oder Zurückfallen in einzelne Phasen ist möglich.

Schock

Der Moment, wenn Führungskräfte bekannt geben, dass man nun mit dem Veränderungsprozess starten wird, kann Mitarbeiter in eine Art Schock versetzen. Zwar vermuten viele Mitarbeiter bis zu diesem Zeitpunkt schon die bevorstehende Veränderung (Flurfunk oder eine Vorahnung), doch realisieren die meisten erst jetzt, was das für sie bedeutet. Es entsteht eine emotionale Betroffenheit, die je nach Person und Situation unterschiedlich stark ist und dazu führt, dass das Energielevel zunächst einmal sinkt.

Leugnen und Zorn

In der darauf folgenden Phase wird die anstehende Veränderung vorerst geleugnet. Man möchte es nicht wahrhaben und verschließt die Augen vor dem Change. Es fallen Aussagen wie, "das glaube ich nicht" oder "das kann doch nicht wahr sein". Dieses Leugnen kann auch in Ärger, Wut oder Zorn übergehen. Insbesondere Softwarelösungen oder “Optimierungen” entsprechen oft nicht den Erwartungen der Betroffenen. Die Sorge, Nachteile zu erleiden oder Gewohnheiten ändern zu müssen, wächst.

Depression

Die Digitalisierung bringt so weitreichende Veränderungen mit sich, dass die Erkenntnis von der Unaufhaltbarkeit Trauer erzeugen und das Energielevel weiter senken kann. Viele Mitarbeiter betrauern in dieser Phase den Verlust alter Gewohnheiten, Vorgehensweisen (Erfahrung in der Funktion), Macht, Techniken, sozialer Beziehungen (neue Kollegen) usw.

Entscheidungen

Letztlich muss man aber auch entscheiden, ob man mit dem Trend und der digitalen Veränderung mitgehen möchte oder nicht. Man arrangiert sich mit der neuen Situation. Eine schrittweise Annäherung tritt ein, die Veränderungsbereitschaft erhöht sich langsam, neue Techniken werden erlernt und das Energielevel steigt wieder.

Akzeptanz

Mit dem erfolgreichen Ausprobieren von neuen Technologien entsteht allmählich eine Akzeptanz der veränderten Situation: “So schlecht ist die neue Software/der neue Prozess ja gar nicht.” Man entdeckt Vorteile und fängt sogar an, das Neue zu mögen. Mit der Arbeit in der übernommenen digitalen Umgebung entstehen dann neue Gewohnheiten, die beim nächsten Change dann schon wieder die alten sein werden.

Methoden: Change-Kurve und Verhaltenstypen als Management-Tools einsetzen

Wie lange Mitarbeiter brauchen, um diesen Prozess zu durchlaufen, ist weder vorhersehbar noch für alle gleich. Auch Rückfälle bzw. Rebounds von einer späteren Phase in eine frühere sind möglich. Change Manager können sich die emotionale Achterbahn der Mitarbeiter allerdings zunutze machen und steuern.

Change-Kurve (emotionale Achterbahn) als Management-Tool einsetzen:

Ziel und Zweck ist dabei, eine Visualisierung darüber zu erhalten, wo die von einer digitalen Veränderung Betroffenen im Veränderungsprozess stehen. Auf dieser Basis kann man dann die aktuelle Lage und Situation in einem digitalen Change-Prozess besprechen, analysieren und daraus Maßnahmen ableiten.

Vorgehen: Man erläutert einer Gruppe vom digitalen Wandel betroffener Personen die emotionale Achterbahn bzw. die Kübler-Ross Kurve. Es ist wichtig, zu vermitteln, dass das Durchlaufen dieser Kurve ganz normal und natürlich ist. Die Kübler-Ross Kurve sollte für dieses Vorgehen auf einem FlipChart oder eine Pinnwand aufgemalt werden. Jeder Teilnehmer soll dann in dieser Kurve z.B. durch ein Kreuz oder das Kleben eines Klebepunktes markieren, wo er/sie sich gerade bezüglich der Veränderung in der Kurve befindet. Im Anschluss daran wird das Ergebnis im Team besprochen. Dabei tauschen sich die Beteiligten dazu aus, wie sie den digitalen Wandel erleben, in welcher Phase der Kübler-Ross Kurve sie sich selber gerade befinden, wie sie aktuell zu den anstehenden Veränderungen stehen und was sie benötigen, um in die nächste Phase der Kübler-Ross Kurve zu gelangen oder auch ganz durch die Kurve hindurch zu kommen.

Wichtig: Aus dieser Diskussion müssen konkrete Maßnahmen zum weiteren Vorgehen abgeleitet und nach Möglichkeit schnell umgesetzt werden.

Praxistipp: Es wird empfohlen, sich hierbei von einem professionellen Moderator oder Business Coach unterstützen zu lassen.

Betrachtet man größere Mengen an Menschen, die von digitalen Veränderungen betroffen sind, kann man in der Regel unterschiedliche Verhaltensweisen feststellen. Mitarbeiter eines Unternehmens können dieselben digitale Veränderungen positiv oder negativ einschätzen. Zudem haben sie ein unterschiedlich stark ausgeprägtes Kontrollbedürfnis ihrer Umwelt gegenüber. Daraus resultiert bei manchen ein eher aktives Verhalten, mit dem man die Umgebung steuern möchte. Andere zeigen ein eher passives Verhalten, das aus einem geringeren Kontrollbedürfnis entspringt. Kombiniert man diese beiden Faktoren, entstehen folgende vier Verhaltenstypen hinsichtlich Veränderungen.

Erfolgreiches Change Management nimmt Rücksicht auf unterschiedliche Verhaltenstypen. Es kann auch vorkommen, dass ein und derselbe Mensch bei einer digitalen Veränderung als Treiber agiert und bei einem anderen Digitalisierungsprojekt als Verweigerer aktiv wird. Da wir Menschen mit Herz und Verstand sind, können wir uns selbstverständlich auch bewusst für jede dieser Verhaltensweisen entscheiden. Es hängt immer von der Art der Veränderung ab.

Das Verhalten von Menschen bei der Einführung digitaler Veränderungen ist im Rahmen eines erfolgreichen Change Managements immer differenziert zu beurteilen und sollte stets die Hintergründe des Verhaltens der Betroffenen berücksichtigen.

Verhaltenstypen als Management-Tool einsetzen:

Ziel und Zweck: Sich in einer Gruppe dazu auszutauschen, wer wie zum anstehenden digitalen Wandel steht. Zudem kann man sich klar darüber werden, wie man selbst in Bezug auf die anstehende digitale Veränderung wahrgenommen wird. Insofern erfolgt auch ein Austausch über Unterschiede in der Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mit diesem Tool gelingt es, förderliche und hinderliche Verhaltensweisen für den digitalen Wandel zu identifizieren.

Vorgehen: Man erläutert einer Gruppe die verschiedenen Verhaltenstypen. Es ist wichtig, zu betonen, dass keine der vier Verhaltenstypen grundsätzlich schlecht oder gut sind und dass so gut wie jede Person bei unterschiedlichen Veränderungen auch schon mal jedes dieser Verhaltensmuster gezeigt hat. Dann erhält jeder Beteiligte ein Stück Papier oder eine Moderationskarte. Auf dieses Papier schreibt jeder seinen eigenen Namen. Auf die Rückseite der Karte wird die Tabelle mit den vier Verhaltenstypen aufgemalt. Im Anschluss daran werden die Karten jedes Teilnehmers im Uhrzeigersinn an den Nachbarn weitergegeben. Jeder macht nun auf der Karte, die er/sie von einem anderen Teilnehmer erhalten hat, in der Tabelle dort ein Kreuz, wo er das Verhalten der jeweiligen Person in Bezug auf den aktuell anstehenden digitalen Wandel erlebt. Hierbei ist es wichtig, in der Fragestellung / dem Thema sehr genau zu sein, um Interpretationsspielräume oder Missverständnisse zu vermeiden.

Wenn die Karten einmal ganz herum gewandert sind, erhält man seine eigene Karte wieder, auf der nun alle anderen Beteiligten mit einem Kreuz markiert haben, wie sie das eigene Verhalten in Bezug auf die anstehenden Veränderung empfinden. Dieses Bild auf den Karten ist der Ausgangspunkt für die anschließende Diskussion. In dieser Besprechung kann man sich dazu austauschen, wie die Einschätzungen der anderen zustande kommen, was hinter den Wahrnehmungen der Anderen steckt, woran bestimmte Wahrnehmungen festgemacht werden, welche Unterschiede es zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung gibt und wie sie zustanden kommen. Diese Diskussion sollte schließlich in der Fragestellung münden, was man nun mit den besprochenen Ergebnissen machen möchte, wie man gemeinsam weiter vorgeht und welche Maßnahmen man aus der Diskussion ableiten möchte.

Praxistipp: Auch bei dieser Methode wird empfohlen, sich von einem professionellen Change Manager oder Business Coach unterstützen zu lassen.

Vorteile durch Change Management für Unternehmen

Ein erfolgreiches Veränderungsmanagement ist für Unternehmen in vielfacher Hinsicht von großem Nutzen und unterschiedlich in der Umsetzung. Denn am Ende des Tages gilt immer “culture eats strategy for breakfast”. Die folgende Abbildung verdeutlicht, in welchem Ausmaß Change Management Kompetenz die emotionale Achterbahn bei Veränderungen abfedert bzw. erleichtert werden kann. Menschen werden durch die Veränderung geführt. Da es in den Organisationen oft nicht nur ein digitales Projekt gibt, wie zum Beispiel die Einführung mit Office 365, arbeiten mit MS Teams, MS Planner und oder dem MIRO Board, sondern parallel dann auch noch Desk sharing oder andere Maßnahmen in der digitalen Transformation umgesetzt werden, ist es die Kunst, jede DNA der Organisation entsprechend emotional zu begeistern und Lust auf das “NEUE” zu erwecken.

Integriertes Change-Modell Kotter / Kuebler-Ross — Das integrierte Change-Modell von Kotter/Kuebler-Ross verdeutlicht den Nutzen von Change Management für Unternehmen.

Change Management verbessert die Orientierung innerhalb eines Unternehmens und steigert nachhaltig die Motivation und Produktivität von Mitarbeitern, indem es Störungen auf sämtlichen Ebenen minimiert, aktiven Widerstand aufnimmt und Ängste, Sorgen und Bedürfnisse erkennt. Vermeintliche Widerstände im Umgang miteinander können vereinfacht und aufgelöst werden. Durch den digitalen Wandel ausgelöster Stress bzw. die emotionale Belastung werden reduziert. So können Mitarbeiter die mit Wandel verbundenen Trauerphasen schneller durchlaufen und sich mit den Veränderungen in ihrem Arbeitsleben besser identifizieren. Dafür bedarf es, dass Menschen auch Rituale zum verabschieden bekommen und sich an den digitalen Veränderungen einbringen und beteiligen dürfen. Wenn Menschen sich gehört fühlen, aktiv ihre Ideen einbringen dürfen, wird die Mannschaft eher bereit sein, auch in stürmischen Zeiten den neuen Weg mitzugehen. Zukunft gemeinsam gestalten ist hier die klare Botschaft.

Sie wollen ein Mindset auf Managerlevel entwickeln, das Offenheit, Feedback, Mut und Commitment in der Unternehmenskultur stärkt? Dann kommen wir ins Spiel. Sprechen Sie uns an!

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Fazit und Ausblick

Digitaler Wandel ist eine notwendige Herausforderung für Unternehmen. Die emotionale Achterbahn auf allen Mitarbeiterebenen und die vier unterschiedlichen Verhaltenstypen gilt es zu berücksichtigen, wenn Veränderungen erfolgreich etabliert werden sollen. Nicht zuletzt handelt es sich bei der Digitalisierung nicht nur um technische Veränderungen, sondern tatsächlich immer um einen Kulturwandel. Für die Einführung digitaler Veränderungen wäre es also für Change Manager bzw. Personalmanager enorm hilfreich, die emotionale Achterbahn zu steuern und die Führungsmannschaft fit zu machen, ihre Mitarbeiter und Teams durch die Veränderungen zu führen.