Agile Change Management Tools zur nachhaltigen Transfersicherung im Change Prozess

Change is gonna come! Denn das “Leben” ist Change. Täglich.

Agile Leaders und Führungsverantwortliche in Organisationen stellen sich immer die Frage, was genau können wir auch konkret in der Umsetzung tun? Denn nur kontinuierliche Pulschecks und Boxenstopps schaffen eine nachhaltige Transfersicherung der gewünschten Veränderungen. - Wie aktivieren Sie den Mut ihrer Mitarbeiter und Kollegen, neue Dinge einfach mal auszuprobieren? Fehler machen zu dürfen? Wie nehmen Sie ihren Mitarbeitern und Kollegen Ängste, beseitigen Zweifel, stärken ihre Veränderungskompetenz und befähigen Sie für die erfolgreiche und nachhaltige Transformation?

Bedienen Sie sich hier bewährter Tools des Change Managements von Lengler&Partner. So sind Change Projekte in der Transformation nicht nur eine Pflicht, sondern idealerweise Purpose (sinnstiftend) getrieben, für die auch die Herzen der Betroffenen schlagen. Einige dieser Instrumente stellen wir Ihnen heute vor.

Darum geht es:

• Warum Sie für den erfolgreichen Change Tools nutzen sollten
• Change Story©: Entwerfen Sie eine emotionale Geschichte für die Veränderung
• Golden Circle: Transformation von innen nach außen
• Sternenanalyse©
• Daily Stand-up
• Change managen mit Herztools: Herztalk©, Herzboard©, Herzwalk©

Warum Sie für den erfolgreichen Change Tools nutzen sollten

Stehen Ihrem Unternehmen große Veränderungen durch die Digitalisierung bevor oder sind andere Transformationsprozesse für Sie unausweichlich geworden, um die VUCA-Welt zu meistern?

Wahrscheinlich haben Sie schon Vorstellungen, was für die Veränderungen in Ihrem Umfeld nötig ist. Vielleicht haben Sie bzw. die Führungsebene auch schon eine konkrete Idee. Doch können Ihre Mitarbeiter diese bisherigen teilen? Wie steht es um die Veränderungskompetenz Ihrer Mitarbeiter? Haben Sie bereits einen Rahmen geschaffen, in dem Sie als Change Manager all jenen Fragen, Bedürfnissen, Zweifeln, Motivationstiefs und Hindernissen agil begegnen können? Eine Change-Strategie kann noch so komplex sein - wenn die individuellen Belange der primären Betroffenen nicht auf der Agenda stehen, wird jedes Transformation Bestreben verpuffen.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen gezielt auf ihrer persönlichen Reise der “emotionalen Achterbahn” ab, versuchen Sie Betroffene zu verstehen und machen Sie sie zu beteiligten, engagierten Mitarbeitern.

Change Story©: Entwerfen Sie eine emotionale Geschichte für die Veränderung

Menschen lieben Geschichten. Insbesondere Geschichten, mit denen sie sich identifizieren können. Dieses uralte Mittel kann auch das Top-Management in Organisationen heranziehen, um ihre Mitarbeiter vom Nutzen eines Wandels zu überzeugen. Verpacken Sie Ihre Vision deshalb in einer emotionalen Geschichte, die alle relevanten Fakten und Eckpunkte der Veränderung (Umfeldanalyse, Interessengruppen, Stakeholdererwartungen, Vision/Nutzen und Strategie) umfasst und für die Betroffenen wirklich greifbar ist.

Wie Sie dabei schrittweise vorgehen können, zeigt die folgende Grafik zum Download:

Orientieren Sie sich für Ihre Change Story an folgenden Eckpunkten:

• Knüpfen Sie an Gemeinsames aus der Vergangenheit/Gegenwart an.
• Würdigen Sie Altes und begrüßen Sie neue Wege.
• Schaffen Sie eine positive Perspektive für die unsichere Zukunft.
• Benennen Sie die konkrete erste Etappe (Zwischenziel).
• Skizzieren Sie die nächsten konkreten messbaren Schritte.
• Bleiben Sie authentisch.
• Sprechen Sie schwelende Konflikte und Risiken an.
• Nennen Sie mögliche Lösungswege bzw. schaffen Sie Raum für eine gemeinsame Lösungsfindung.
• Zeigen Sie den Nutzen der Veränderung auf.
• Senden Sie eine klare und positive Botschaft am Ende der Story.

Golden Circle: Transformation von innen nach außen

Der Golden Circle von Simon Sinek (2009) veranschaulicht nach dem Why-How-What-Prinzip, wie Transformationen in Organisationen gedacht werden sollte, nämlich von innen nach außen.

Alles beginnt mit dem Warum (WHY - “Start with why”). Bevor also eine Vision von Veränderung überhaupt entwickelt werden kann, müssen die Argumente dafür klar sein. Ist der Nutzen für alle Betroffenen nachvollziehbar, folgen eine grobe Strategie und erste Maßnahmen.

Führungskräfte sollten sich in ihrer Argumentation für den Change also weniger darauf versteifen, was das Unternehmen macht, sondern wozu. Durch den Start mit dem Wozu werden zuerst die Emotionen angesprochen, positive Bilder beim Zuhörer erzeugt und der Vision wird ein sinnstiftender Rahmen gegeben. Liegt der Nutzen auf der Hand, können das Wie (HOW) und das Was (WHAT) folgen.

Mit dem Golden Circle gehen Change Manager in 3 Phasen vor:

1. Kommunizieren Sie zuerst, warum die geplanten Veränderungen von Nutzen sind. (Kern der Veränderung) und die Notwendigkeit der Veränderung und was der Sinn der Veränderung für alle ist.

2. Im Rahmen eines Workshops (remote oder onsite) können verschiedene Strategien entwickelt werden. Diese werden in der Transformation auch Initiativprojekte genannt.

3. Definieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, was sich ab wann und bis wann verändern wird und welche Maßnahmen für den Change umgesetzt werden sollen im ersten Schritt. Kurzzyklisch ist entscheidend, damit man auf noch unbekannte neue Einflußfaktoren agil reagieren kann. Hier hat es sich bewährt, in 3 Monatszyklen voran zu gehen.

Die folgende Abbildung zeigt ein konkretes Anwendungsbeispiel. Hier geht es um die Einführung einer neuen HR Software für die Führungskräfte und Mitarbeiter.

Sternenanalyse©

In der folgenden Grafik zur Übersicht von Tools für den Change-Prozess wird es bereits ersichtlich: Für eine Vision bedarf es einer klaren Ausrichtung der Energie auf ein Ziel, um Veränderung nachhaltig umzusetzen.

Orientieren Sie sich bei der Anwendung der Sternenanalyse© am Beispiel (siehe Grafik unten):

• Ziel ist es, negative Energie der Beteiligten in positive Lösungen umwandeln
• das Thema bzw. Problem steht in der Mitte des Sterns (z. B. Neues PM-Tool).
• Was spricht dagegen?
  • Sammle alle vom Team angegebenen Hindernisse.
  • Die roten Pfeile zeigen vom Thema / Ziel weg.
• Die Ängste aufnehmen und den Widerstand absorbieren: „Tube leeren“
• Wege finden, die Pfeile zurück auf das Ziel (in grün) zu richten:
  • Wie kann es trotzdem möglich sein?
  • Was brauchen wir, um dieses Problem zu lösen?
• Leiten Sie einen Aktionsplan aus den grünen Pfeilen ab:
  • Was ist zu tun? Was können wir als Team tun?
  • Wer ist wofür und bis wann verantwortlich?
  • Wer unterstützt? An wen wird wie berichtet?

Daily Stand-up

Egal welchen Namen Sie diesem Tool geben, hauptsache Sie kommen ins Gespräch! Verstehen Sie Daily Stand-ups als kurze Besprechung, bei dem sich mit der Umsetzung von Veränderungen betraute Teams über die aktuellen Themen austauschen.

Folgende Rahmenbedingungen haben sich für “Dailys” bewährt:

• Teamgröße: 7 ± 2 Personen
• tägliche Durchführung
• gleicher Ort (remote oder onsite), gleiche Zeit, gleiche Personen
• im Stehen (remote oder onsite)
• maximale Dauer: 15 Minuten
• nur drei Fragen beantworten: Was habe ich seit dem letzten Daily geschafft, um unser Zyklusziel zu erreichen? Was möchte ich heute tun, um das Zyklusziel zu erreichen? Welche Hindernisse sehe ich aktuell, die uns vom Erreichen des Zyklusziels abhalten?
• Timeboxed, sichtbarer Time Timer (bei MIRO, Mural vorhanden alternativ Time timer kaufen)
  

Wenn diese Spielregeln im Daily eingehalten werden, wird Transparenz hergestellt und das Team der Beteiligten lernt, sich gegenseitig bei Herausforderungen zu unterstützen. Diese tägliche Besprechung dient der direkten Abstimmung, Übersicht über den Status der Arbeitspakete im Zyklus und der Ad-hoc-Lösung kleinerer Herausforderungen. Lösungen für größere Probleme werden nicht in 15 Minuten gefunden und werden gesondert besprochen.

Wichtig: Wenn diese interne Teambesprechung in einem Bereich durchgeführt wird, der maßgeblich mit der Umsetzung der Veränderung beauftragt ist, sollte sie möglichst täglich erfolgen. Dailys sind wichtig für die DNA im Team, auch wenn die Kolleg*innen an verschiedenen Projekten arbeiten, lohnt es sich, trotzdem dieses Daily im Kommunikations framework umzusetzen. Denn Transparenz stärkt die Fehlerkultur und Fehlerkultur ist ein Erfolgsfaktor für eine progressive Performance im Team und damit auch für die Organisation.

Change mit Herztools: Herzwalk, Herzboard, Herztalk

Was nützen große Worte, wenn das Herz nicht dabei ist? Schätzen und stärken Sie als Change Manager den emotionalen Faktor, um die Veränderungsprozesse voranzubringen. Eine überzeugende Vision braucht einen Herzschlag. Denn wenn das Herz für die Veränderungen schlägt, ist das Team auch willig, die Vision gemeinsam umzusetzen.

Diese drei Tools zum Download lassen das Herz der Betroffenen für den Change schlagen:

Herzwalk bzw. Herz-Radar©

Schlägt das Herz Ihrer Mitarbeiter schon für die Transformation? Erarbeiten Sie gemeinsam anhand von sechs Kriterien einen Status Quo:

• Klare Vision
• Stärkenfokus
• Ressourcen
• Commitment
• Eigenverantwortung
• Sicherheit

Beim Herzwalk bzw. beim Herz-Radar© geht es um eine individuelle Einschätzung der einzelnen Punkte auf einem Radar von 0 bis 10 und um entsprechende Ableitungen für Ihre Veränderungsprozesse.

Herzboard©

Das Tool Herzboard© hat sich im Change Management bewährt, um dem Team Klarheit zu verschaffen, was die geplante Transformation im Unternehmen bzw. in der Organisation betrifft. Erst wenn Ihre Mitarbeiter die Gründe für den Wandel verstehen, ist auch ein nachhaltiges Commitment möglich.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, sich konkrete Fragen zu stellen:

• Welchen wertvollen und sinnvollen Beitrag leiste ich? Leistet mein Team?
• Warum tue ich das, was ich tue, mit Herz?
• Welche Rolle habe ich im Team? Wofür habe ich die Verantwortung? Welche anderen Rollen gibt es im Team? Kenne ich alle Rollen und deren Verantwortlichkeiten?
• Welche Werte machen mich aus? Was braucht unser Team, um gemeinsam vorwärts zu gehen?
• Was sind meine persönlichen Ziele?
• Welche Stärken oder Assets bringe ich ein? Welche Stärken bringt das Team ein?
• Was sind unsere gemeinsamen Ziele? Sind die Teamziele allen bekannt? Brennt jeder von uns für die Teamziele?
• Welche Spielregeln brauche ich im Team, damit ich effizient & respektvoll mit dem Team arbeiten kann? Wie gestalten wir unsere Kommunikation/Austausch
  im Team?
• Welche Anliegen & Interessen habe ich an das Team? Welche Erwartungen hat das Team an mich?
• Welche Entwicklungsfelder sehe ich für mich? Welche Entwicklungsfelder sehe ich für unser Team?

Nutzen Sie die folgende Übersicht gern als Fahrplan für Ihr Herzboard:

Herztalk©

Die angestrebte Transformation ist auf den Weg gebracht, die Betroffenen wurden von der Notwendigkeit der Veränderungen überzeugt und befähigt - nun gilt es im Gespräch zu bleiben. Pflegen Sie eine offene und konstruktive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Ein regelmäßiges Reflexionsgespräch kann Managern und Betroffenen helfen, gemeinsam voranzukommen und agil auf Bedürfnisse und Hindernisse zu reagieren. Orientieren Sie sich bei einem solchen "Herz-Gespräch" am besten an den folgenden vier Punkten und den möglichen Fragen dazu:

Darüber hinaus gibt es viele weitere haptische Tools mit Karten aus dem Management 3.0, die Change Manager sowohl vor Ort als auch digital in den verschiedenen Formaten umsetzen können.

Sie wollen ein Mindset auf Managerlevel entwickeln, das Offenheit, Feedback, Mut und Commitment in der Unternehmenskultur stärkt? Dann kommen wir ins Spiel. Sprechen Sie uns an!